المذكرة ، أو المذكرة ، هي رسالة مخصصة لجمهور معين لإبلاغهم بشيء ما. المذكرات هي مستند مكتب عام ، لذا يمكنها تغطية مجموعة متنوعة من الموضوعات وتوزيعها في نسخ ورقية أو بالفاكس أو بالبريد الإلكتروني. بشكل عام ، تعتمد شكليات مذكرتك على المنظمة التي تعمل بها والطبيعة القانونية للموضوع. تهدف مذكرة تجديد المبنى عمومًا إلى إخبار المستأجرين أو الموظفين أو المالكين أو العمال بالتجديد الضروري الذي سيؤثر على بيئتهم. تعرف على كيفية كتابة مذكرة لتجديدات المباني.
خطوات
الخطوة الأولى: طلب نسخ من المذكرات السابقة
يمكنك الحصول على شعور بالنبرة والشكلية لمنظمتك من خلال النظر في أمثلة للإشعارات السابقة. اطلب من رئيسك أن يقدم فقط تلك العينات التي رحب بها.
الخطوة 2. احصل على نسخ من معلومات الاتصال لجميع المتأثرين بهذه المذكرة
ستحتاج إلى إرسال نسخة إلى كل طرف ، وقد يستغرق الأمر بضعة أيام أو أسابيع للحصول على جميع العناوين أو رسائل البريد الإلكتروني اللازمة.
الخطوة 3. اجمع أي حقائق ضرورية لإثبات الحاجة إلى تجديد المبنى
إذا وافق مجلس الإسكان أو الشقة على اقتراح بالموافقة على التجديدات ، فاطلب نسخة من الاقتراح ، حتى يمكن طلبه أو توزيعه. كلما زاد حجم التجديد ، كلما احتجت إلى المزيد من الأدلة.
الخطوة 4. تحديد مواعيد نهائية
بالنسبة إلى التجديدات الرئيسية ، قد ترغب في إرسال المذكرة مسبقًا بوقت كافٍ حتى يتمكنوا من توفير أماكن الإقامة اللازمة. إذا كانت عملية التجديد في اللحظة الأخيرة ، فحدد تاريخ ووقت حدوثها ، بما في ذلك الوقت الذي سيحدد فيه الأشخاص أماكن إقامتهم.
الخطوة 5. اكتب الخطوط العريضة لمذكرتك
يتم استخدام أي جزء من كتابة الأعمال لإقناع القارئ بشيء ما. تحت العناوين ، قم بعمل مسودة تتضمن موضوع المذكرة والوصف والمواعيد النهائية والتواريخ والإثبات ومعلومات الاتصال للمتابعة.
الخطوة 6. قم بتنظيم مذكرتك
استخدم شعار الشركة وهيكلها ، إذا كانت ستكون مذكرة تم إنتاجها باسم شركة. فيما يلي إرشادات حول تنسيق مذكرة:
- ضع اسم المرسل إليه في الزاوية العلوية اليسرى من مستند معالجة الكلمات. يمكن أن يكون اسمًا عامًا أو محددًا ، ولكن يجب أن يكون من السهل التعرف عليه ، لذلك يعرف الشخص أن مذكرة تجديد المبنى تتعلق به.
- بعد ذلك ، اكتب الشخص أو الأشخاص أو الشركة التي تكتب المذكرة. إذا كنت تكتب المذكرة لقسم أو شركة ، فقد تحتاج إلى طلب الموافقة قبل إرسال المذكرة باسم شخص آخر.
- ضع التاريخ أدناه. يجب إنتاج المذكرات بسرعة إلى حد ما ، لأنها عادة ما تطلب من شخص ما أن ينتبه إلى شيء ما في الوقت المناسب.
- اكتب موضوع مذكرة تجديد المبنى ، باستخدام أفضل الكلمات الوصفية الممكنة. على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "الموضوع: تجديدات المباني" ، اكتب "إصلاح المصعد ، 30 أغسطس من 6 صباحًا إلى 8 صباحًا".
- اكتب نص الرسالة. اكتب الغرض ، ولماذا التجديد ضروري ، ولماذا يفيد التجديد القارئ والإثبات اللازم ، مثل كود البناء أو قضايا السلامة. تكون مباشرة؛ حاول ألا تتضمن كتابة لا تدعم رسالتك.
الخطوة 7. قم بتضمين النقاط أو القوائم ، إذا لزم الأمر
من المرجح أن يقرأ الأشخاص المذكرات التي ليست كتل نصية. نظرًا لأن المذكرات غير رسمية إلى حد ما ، يمكنك إنشاء قوائم ذات تعداد نقطي أو استخدام نص غامق لإبراز قسم معين من الموعد النهائي للتجديد أو الغرض منه.
الخطوة 8. قم بتحرير المذكرة الخاصة بك إلى صفحة واحدة
إذا كنت تعطي مذكرة لكثير من الناس ، فإن أفضل طريقة للتأكد من أنهم سيقرؤونها هي إبقائها قصيرة. إذا كانت طويلة جدًا ولم يتضح الغرض على الفور ، فيمكنهم وضعها بعيدًا حتى يكون لديهم وقت فراغ.
هذا لا ينطبق على المذكرات القانونية وبعض مذكرات الشركة التي تتضمن تقارير البناء أو اقتراحات المجلس. تأكد من أنك تعرف الطول الذي يتوقعه جمهورك
الخطوة 9. قم بتدقيق مذكرتك من الأخطاء الإملائية والنحوية
إذا لم تكن مهاراتك الكتابية قوية ، فامنحها لرئيس أو زميل يمكنه تعديلها.
الخطوة 10. وقّع الخطاب
بمجرد الموافقة عليه ، سترغب في التوقيع عليه وتأريخه لجعله رسميًا. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ، ومعلومات الاتصال الخاصة بأي شخص يمكنه توجيه الأسئلة إليه في أسفل المذكرة.
الخطوة 11. ضمّن المرفقات الضرورية
اطبع نسخًا من المذكرة والمرفقات لكل من جهات الاتصال الخاصة بك. قم بتثبيتها في المذكرة قبل تسليمها.
الخطوة 12. تسليم مذكرتك في الوقت المناسب
سيحتاج الأشخاص إلى وقت لوضع الخطط أثناء التجديدات ، لذا حاول إيصال المعلومات إليهم عند الإعلان عنها.
