غالبًا ما يكون التسجيل مهمة ضرورية للعمل والمنزل. إذا قمت بتخطي حفظ الملفات لفترة طويلة جدًا ، فيمكنك تجميع رزمة كبيرة من الورق تستغرق ساعات أو حتى أيامًا لفرزها. للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من الفوضى ، قم بفرز أي أوراق تتسلمها يوميًا. ثم قم بإنشاء نظام ملفات يناسبك. استخدم نظامك لفرز الأوراق بحيث يمكنك الوصول إلى المستندات المهمة بسهولة متى احتجت إلى ذلك!
خطوات
الطريقة 1 من 3: التعامل مع التدفق اليومي للورق
الخطوة الأولى: قم بإنشاء صندوق داخلي مركزي لحفظ الأوراق حتى تتمكن من فرزها
صندوق الوارد المركزي هو المكان الذي تضع فيه جميع الأوراق التي تأتي عبر مكتبك أو من خلال صندوق البريد الخاص بك كل يوم. قد يساعدك هذا في البقاء منظمًا حتى يتوفر لديك الوقت لفرز كل عنصر والتعامل معه.
- يمكنك استخدام صندوق صغير من الورق المقوى كعلبة داخلية مركزية ، أو الحصول على صندوق خاص أو سلة أو صينية لهذا الغرض.
- ضع الصندوق على زاوية مكتبك ، أو على طاولة بالقرب من باب منزلك ، أو في مكان آخر مرئي حتى لا تنساه.
الخطوة الثانية: تصفح صندوق الوارد يوميًا وضع العناصر المهمة جانبًا
انظر إلى كل عنصر من العناصر الموجودة في علبة الوارد الخاصة بك مرة واحدة يوميًا للبحث عن العناصر التي تتطلب اهتمامك الفوري. قد تشمل هذه الفواتير المستحقة قريبًا أو دعوات الحفلات أو النماذج الحساسة للوقت. ضع هذه العناصر جانبًا حتى تتمكن من العناية بها على الفور.
قد ترغب في الحصول على صندوق آخر بلون مختلف عن المربع الأول لوضع العناصر العاجلة فيه. على سبيل المثال ، يمكنك الحصول على مربع أحمر للإشارة إلى أن هذه عناصر عاجلة
الخطوة الثالثة. ضع العناصر التي تريد حفظها في صندوق حفظ الملفات
احتفظ بصندوق ثالث بجوار صندوق الوارد المركزي والصندوق العاجل. استخدم هذا كنقطة تجميع للعناصر التي تريد حفظها في ملف. سيساعدك هذا على إبقائها منظمة حتى تصبح جاهزًا لتقديمها.
تأكد من أن هذا المربع بلون مختلف عن المربعات الأخرى. خلاف ذلك ، قد تختلط الصناديق
الخطوة 4. ارمِ العناصر غير الضرورية في سلة إعادة تدوير الورق
يمكن لأي بريد غير مرغوب فيه أو غيره من العناصر غير الأساسية التي ينتهي بها الأمر في صندوق الوارد الخاص بك أن ينتقل مباشرة إلى سلة إعادة التدوير. حدد هذه العناصر أثناء قيامك بتفتيش المستندات ونقلها إلى الحاوية على الفور للمساعدة في الحفاظ على فوضى علبة الوارد الخاصة بك خالية.
- احتفظ بصندوق إعادة التدوير على الأرض حتى لا تخلط بينه وبين الصناديق الأخرى.
- إذا كان أي من العناصر غير الضرورية يحتوي على معلومات شخصية ، قم بتمزيقها قبل التخلص منها.
الطريقة 2 من 3: اختيار نظام الملفات
الخطوة الأولى: حدد ملفًا شهريًا ويوميًا إذا كان لديك الكثير من المهام لإدارتها
يُعرف هذا باسم نظام ملفات Tickler وهو طريقة رائعة لتتبع ما تحتاج إلى القيام به كل يوم. قم بتعيين مجلد ملف لكل شهر ومجلد لكل يوم من أيام الشهر. ثم قم بإدراج العناصر في الملفات. قم بترتيب العناصر وفقًا للتواريخ التي تريد العمل عليها.
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى دفع فاتورة في 23 سبتمبر ، فقم بإدراج الفاتورة في المجلد الخاص بذلك التاريخ
الخطوة 2. ملف المجلدات أبجديًا للاحتفاظ بالمستندات المهمة في متناول اليد
يعد التسجيل الأبجدي مفيدًا في العثور على الملفات للأفراد أو الشركات أو الموضوعات. قد يكون هذا مثاليًا إذا كان لديك الكثير من العملاء وتريد الاحتفاظ بملف لكل منهم ، أو إذا كنت تريد طريقة بسيطة لإدارة ملفاتك المنزلية.
- تأكد من وضع الاسم الأخير للأفراد أولاً على ملصقات الملفات ، مثل "جونز ، سوزان" أو "واتسون ، ديفيد".
- تجاهل كلمات مثل "The" و "A" و "An" عند التسجيل باسم النشاط التجاري. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عميل يسمى نشاطه التجاري "The Cake Goddess" ، فقم بتقديم ملف وفقًا لـ "C" في "Cake" وتجاهل "T" في "The" عند التسجيل.
الخطوة 3. اختر نظام حفظ رقمي لاحتياجات حفظ الملفات على المدى القصير
إذا كان لديك مشروع قصير المدى تريد الاحتفاظ بسجلات له ، فقد يعمل نظام الملفات الرقمية بشكل أفضل. هذا عندما تقوم بتعيين رقم لكل مستند وحفظه وفقًا للرقم. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه سيتعين عليك أيضًا تتبع المستند الذي يتوافق مع أي رقم ، مثل استخدام جدول بيانات.
- على سبيل المثال ، يمكنك تعيين جميع العناصر التي تلقيتها خلال أسبوع 14 مارس إلى مجلد ملف يسمى 1 ، ثم جميع العناصر الخاصة بأسبوع 21 مارس في ملف يسمى 2 ، وهكذا.
- خيار آخر هو تسمية الملفات حسب التاريخ وتنظيمها ترتيبًا زمنيًا. على سبيل المثال ، يمكن الاحتفاظ بالعناصر المستلمة في الثاني من مايو 2018 في ملف يسمى 5/2/2018.
الخطوة الرابعة: قم بتلوين الملفات الخاصة بك لجعل العثور على العناصر سريعًا وسهلاً
عيّن لونًا لكل فئة من ملفاتك. سيساعدك هذا في تحديد موقع فئة الملفات في لمحة.
- على سبيل المثال ، استخدم اللون الأحمر للفواتير الطبية والأزرق للضرائب والأخضر للتأمين.
- لترميز الملفات الرقمية أو الأبجدية بالألوان ، عيّن لونًا لنطاق رقمي أو أبجدي ، مثل إنشاء الملفات من 1-25 أو A-G باللون الأخضر ، أو 25-50 أو H-M بنفسجي ، و50-75 أو أصفر N-R.
الخطوة 5. قم بتضمين معلومات إضافية ذات صلة في مجلد الملف
ستساعد إضافة معلومات إضافية لوصف محتويات الملف أو أي إجراء مطلوب في جعل نظام الملفات أكثر كفاءة. للقيام بذلك ، قد ترغب في إضافة عنصر واحد أو أكثر من العناصر التالية:
- رقم الملف أو اسمه
- عنوان الملف
- تاريخ فتح الملف وإغلاقه
- اسم القسم أو الفريق
- رقم سجل الكمبيوتر
- تاريخ التخلص وطريقة التصرف
الطريقة الثالثة من 3: تنظيم الأوراق في ملفات
الخطوة 1. ضع أحدث مستند أعلى الملف
استخدم التاريخ المدرج في المستند لمساعدتك في القيام بذلك. بعد أن تكون أوراقك جاهزة لتقديمها وإعداد نظام الملفات الخاص بك ، يمكنك البدء في وضع العناصر في الملفات. تأكد دائمًا من الاحتفاظ بأحدث المستندات لكل ملف في المقدمة حتى يسهل الوصول إليها.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك ملف لتأمين مالك منزلك ، فقد ترغب في وضع أحدث سجل لتأمين مالك المنزل المدفوع في أعلى الملف
الخطوة 2. احتفظ بالمرفقات مع المستندات المتعلقة بها
إذا كان لديك أي إيصالات ذات صلة أو مستندات أخرى تحتاج إلى الاحتفاظ بها مع مستند آخر ، فتأكد من الاحتفاظ بها معًا في نفس الملف. قد ترغب أيضًا في تدبيس أو مشبك ورق في الجزء الخلفي من المستند.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك إيصال دفع فاتورة الكهرباء ، فقم بتثبيته خلف الفاتورة في حال احتجت إلى الرجوع إليه
الخطوة الثالثة. ضع المستندات الكبيرة في مظاريف منفصلة
يمكنك حفظ هذه المغلفات خلف الملفات المرتبطة بها. تأكد من تضمين وصف للمحتويات في مقدمة المغلف. سيساعد هذا على التخلص من الفوضى في ملفاتك وتحسين كفاءة نظام الملفات.
على سبيل المثال ، إذا كانت لديك مخططات لمشروع تعمل عليه ، فيمكنك وضعها في مظروف كبير
الخطوة الرابعة. قم بتقديم المستند الأصلي وتخلص من أي نسخ
سيساعد عدم حفظ التكرارات في منع الالتباس عندما تبحث عن عنصر في ملفاتك. إذا صادفت أي نسخ مكررة ، تخلص منها وقدم المستند الأصلي فقط.
إذا لم تكن متأكدًا من المستند الأصلي ، فقد تحتاج إلى تقديم كلا العنصرين للتأكد من أن لديك المستند الأصلي. ومع ذلك ، حاول ألا تفعل ذلك كثيرًا وإلا ستتكدس ملفاتك بسرعة
نصائح
- إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كنت تريد حفظ عنصر أو إعادة تدويره أم لا ، فاحتفظ به لمدة 30 يومًا ثم أعد تقييمه.
- يعد المسح الضوئي للمستندات غير الأساسية طريقة جيدة أخرى لإزالة الفوضى الورقية مع الحفاظ على المعلومات الموجودة في المستند في حالة الحاجة إليها.
