بيان العمل (SOW) هو مستند (وعادة ما يكون عقدًا قانونيًا) يضفي الطابع الرسمي على التفاهم بين المقاول والعميل. لكل مشروع ، يوضح بيان العمل الخدمات المحددة التي سيتم تقديمها (عادةً ، مقسمة إلى مهام منفصلة يتم إنجازها) ، والوقت الذي سيتم فيه تنفيذ هذه المهام والخدمات ، والمبلغ وتواريخ الاستحقاق للدفع. والغرض الأساسي منه هو أن تكون بمثابة خارطة طريق للمشروع وتوثيق توقعات الأطراف. يجب أن يكون وصفًا واضحًا وصريحًا باللغة الإنجليزية لكل من "لماذا" و "من" و "ماذا" و "كيف" و "متى" و "أين" و "كم؟"
خطوات
طريقة 1 من 2: اتباع الإرشادات العامة
الخطوة 1. اكتب بيان العمل قبل بدء العمل
عادةً ما يتم إنشاء بيان العمل (SOW) بعد اكتمال مفاوضات العقد الأساسي ولكن قبل بدء أي عمل في المشروع. ومع ذلك ، في بعض الأحيان (خاصة مع المشاريع الحساسة للوقت) ، قد تستمر المفاوضات بعد بدء العمل ولا يتم الانتهاء من بيان العمل حتى يتم تنفيذ المشروع بشكل جيد.
الخطوة 2. ابحث عن تنسيق SOW المطلوب
لا يوجد نموذج معياري واحد لأن الصناعات والمشاريع المختلفة لها نتائج مختلفة وسير عمل مختلف. إن SOW الجيد هو SOW مخصص.
الخطوة 3. احصل عليه بشكل صحيح في المرة الأولى
بينما لا يتم عادةً مراجعة بيان العمل الأصلي نفسه ، عادةً ما يتم استخدام اتفاقية جانبية منفصلة تسمى أمر التغيير لتعديل شروط بيان العمل. من الجيد تضمين نموذج أمر تغيير فارغ مع بيان العمل. ضع في اعتبارك أن أوامر التغيير يمكن أن تزيد من تكلفة المشروع. يمكن أن يساعد بيان العمل المكتوب جيدًا في تقليل الحاجة إلى أمر التغيير. لا يريد أي عميل أن يكون في وضع تترك فيه توقعاته المحددة دون توثيق ، مما قد يؤدي إلى التأخير أو زيادة التكلفة الإجمالية أو عدم الرضا.
طريقة 2 من 2: إتقان الأسلوب والخصائص في SOWS
الخطوة 1. قم بتضمين الهدف
يجيب هذا القسم على السؤال "لماذا؟" إنها نظرة عامة عالية المستوى على المشروع وأهدافه. الأوصاف العامة مقبولة عند صياغة "نظرة عامة" للمشروع ، ولكن تجنب اللغة التي يمكن تفسيرها بأكثر من طريقة. كن واضحا؛ وصف الأهداف القابلة للقياس والتحقيق والتي يمكن تحقيقها بشكل واقعي في الإطار الزمني المحدد.
الخطوة 2. قم بتضمين مناقشة حول النطاق
يقدم هذا القسم بيانًا نهائيًا (لا خيارات أو بدائل) لـ "ماذا؟" و "كيف؟" ما هو العمل؟ كيف سيتم انجازها؟ أو ، في كثير من الأحيان ، ما هو ليس العمل وما الذي لن يتم إنجازه. ما هي الافتراضات؟ ما هي التسليمات (العناصر التي يقدمها المقاول للعميل للمراجعة والموافقة) التي يتم إنتاجها؟ ما الذي يجب أن يحدث إداريًا (إدارة المشروع) ، بصرف النظر عن المخرجات ، من حيث الإبلاغ عن التقدم وتتبع الوقت والاتصالات الأخرى.
الخطوة 3. أضف الموقع ، إن أمكن
يصف هذا القسم الاختياري المكان الذي سيتم تنفيذ العمل فيه (إذا كان ذلك مناسبًا).
الخطوة 4. تضمين إطار زمني
يحدد هذا القسم الاختياري الوقت الإجمالي المسموح به لإنجاز المشروع ، والحد الأقصى للساعات القابلة للفوترة لكل فترة زمنية ، والأوقات المحددة للمراجعات الرسمية أو المعالم الأخرى للمشروع.
الخطوة 5. حدد الجدول
يوضح هذا القسم المهام التي يجب إكمالها في أي تاريخ / وقت ، ومن المسؤول عن تحقيق ذلك. يجب أن تكون أوصاف المهام والنتائج (المخرجات بشكل أساسي) مفصلة وواضحة ومباشرة حتى يسهل فهمها. بصرف النظر عن التسليمات ، قد يحتوي الجدول على إدخالات لاختبار ضمان الجودة واختبار المستهلك وتقارير التقدم.
- بينما يجب أن يكون الجدول الزمني محددًا ، لا تركز على "كيف" لأن ذلك قد يضع الكثير من العقبات أمام إكمال المشروع بنجاح. يكفي وصف أساسي للمنهجية المطلوبة لاستخدامها.
- غالبًا ما يشتمل الجدول على تفاصيل معايير القبول (لقياس جودة النتيجة) ومعالم الدفع (عادةً عند قبول التسليمات الرئيسية) ، على الرغم من أنه يمكن وصفها في قسم منفصل منفصل.
الخطوة 6. قم بتضمين قسم حول القبول
يصف هذا القسم آلية كيفية قيام الأطراف بتحديد ما إذا كان المنتج أو الخدمة مقبولة أم لا. يمكن أن تتراوح المعايير من معايير الجودة القابلة للقياس إلى عدد محدد من الاختبارات ، ولكن في أي حال يجب أن تصلح للتقييم الموضوعي.
الخطوة 7. حدد المعايير
يصف هذا القسم أي معايير صناعية يجب الوفاء بها للوفاء بالعقد. بدلاً من إعادة إنتاج معايير الصناعة في بيان العمل ، على وجه التحديد ، يعد الرجوع إلى مجموعة من المعايير أمرًا كافيًا.
الخطوة الثامنة. قم بتضمين أي متطلبات تتعلق بالقوى العاملة
يحدد هذا القسم أي متطلبات خاصة للقوى العاملة ، على سبيل المثال ، عدد الموظفين العاملين في المشروع ، ومتطلبات التعليم (درجات أو شهادات).
الخطوة 9. لاحظ السعر
يتناول هذا القسم سؤال "كم؟" هل السداد رسوم ثابتة؟ كيف المصاريف / التكاليف عامل في؟ هل سيتم السداد دفعة واحدة أم على أقساط؟ ما هو جدول الدفع؟ هل هناك مراحل دفع رئيسية؟
الخطوة 10. ضمّن أي افتراضات
تتخلل معظم المشاريع العديد من الأشياء المجهولة ، والتي يجب على الأطراف أن تضع فيها مجموعة متنوعة من الافتراضات. في جوهرها ، الافتراضات هي الشروط التي يتوقع المقاول وجودها من أجل إكمال المشروع وفقًا لشروط بيان العمل. على سبيل المثال ، قد يفترض المقاول أنه سيتم منح موظفيه حق الوصول إلى شبكة كمبيوتر العميل من أجل تثبيت برنامج التسليم. يجب أن يحدد قسم الافتراضات أكبر عدد ممكن من هذه الافتراضات وأن يحدد خطة للطوارئ أو العواقب في حالة فشل أي افتراضات.
الخطوة 11. تضمين معلمات لإدارة المشروع
يصف هذا القسم عملية مراقبة تقدم المشروع. قم بتضمين عناصر مثل: الاجتماعات الأسبوعية وتقارير الحالة العادية وتقارير التقدم المنتظمة واجتماعات فريق إدارة المشروع. يعد هذا القسم أيضًا مكانًا جيدًا لوصف أي التزامات إضافية قد تنبع من المشروع ، مثل الصيانة والإصلاح بعد التصميم الأولي و / أو التثبيت.
نصائح
- إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن مصلحة العميل عادةً حجب جزء من الدفعة النهائية حتى يتم عرض جميع التسليمات للعمل معًا.
- بشكل عام ، يجب ألا يشير بيان العمل الذي تمت صياغته جيدًا إلى أي مستندات خارجية (باستثناء معايير الصناعة).
- تأكد من التقاط جميع الوعود التي تم قطعها أثناء عروض المبيعات ومفاوضات العقد في بيان العمل الخاص بك قبل بدء المشروع.
- عند تفصيل الجدول ، استخدم لغة التقويم التي تسمح ببعض المرونة. على سبيل المثال ، "بعد شهرين من X ، Q. A. سيتم الانتهاء من الاختبار "، بدلاً من" في الخامس من حزيران (يونيو) ، Q. A. سيتم الانتهاء من الاختبار ". يسمح هذا للمشروع بالمضي قدمًا بسلاسة (بدون أوامر التغيير) في حالة حدوث تأخير في وقت مبكر من العملية.
- قد يتم تعيين بيان العمل "سري". إذا كان الأمر كذلك ، فيجب أن يحتوي بيان العمل (SOW) على قسم موجز يصف العواقب (عادةً ما تكون غرامة مالية ثابتة) لأي خرق للسرية.
