يُعد تنظيم حفلة موسيقية طريقة رائعة لتجمع مجتمعك معًا لقضاء ليلة من المرح الذي لا يُنسى. ولكن كيف يمكنك تحويل فكرة الحفلة الموسيقية الرائعة الخاصة بك إلى حقيقة؟ قد يبدو هذا المشروع مربكًا بعض الشيء في البداية ، ولكن إدارته أسهل كثيرًا بمجرد تقسيم مشروعك إلى مهام أصغر حجمًا. نحن هنا لإرشادك في كل خطوة على الطريق حتى تتمكن من جعل حفلتك الموسيقية ليلة لا تنسى!
خطوات
السؤال 1 من 7: ما هي تكلفة تنظيم حفلة موسيقية؟
الخطوة 1. يمكن أن يتكلف المكان ما بين بضعة آلاف من الدولارات إلى 50 ألف دولار
تتطلب الأماكن الكبيرة ، مثل الساحة ، ميزانية أكبر بكثير. تعد الأماكن المحلية الأصغر حجمًا أكثر ملاءمةً للميزانية ، وقد تكلفك بضعة آلاف من الدولارات فقط. ضع في اعتبارك أن الأماكن الكبيرة بها مقاعد أكثر ، مما قد يعني المزيد من المبيعات المحتملة.
- قد يكون من الصعب حجز مكان كبير كمروّج منفرد ، حيث تميل شركات الترويج الكبرى إلى حجز هذه الأماكن لجولات الحفلات الموسيقية الكبيرة.
- تأكد من أن المكان الخاص بك يطابق جمهورك المستهدف. على سبيل المثال ، إذا كان معظم رواد الحفل من المراهقين ، فلن تقيم الحفلة في ملهى ليلي يزيد عمره عن 21 عامًا.
- عندما تبدأ لأول مرة ، قد يكون من الأسهل التخطيط لحفل موسيقي إقليمي بدلاً من حدث ضخم.
الخطوة 2. يمكن للفنان أن يكلف ما بين 2 و 500 دولار إلى أكثر من 400 ألف دولار
بصفتك منظم الحفلة الموسيقية ، يمكنك إما إرسال دفعة ثابتة للفنان أو عرض منحه جزءًا محددًا من مبيعات التذاكر. يمكنك عادةً حجز فرق أصغر على غرار حفلات الزفاف تتراوح قيمتها بين 2 و 500 و 7 و 500 دولار ، بينما يمكن أن يكلف الفنانون المشهورون ما لا يقل عن 400 ألف دولار.
تفاوض مع الفنانين للعثور على سعر يناسبكما بشكل جيد. على سبيل المثال ، إذا كنت تستضيف حفلة خيرية ، فقد يخفض الفنان سعر حجزه لهذا الحدث
الخطوة 3. يتقاضى طاقم الحفلة أجرًا كل ساعة
يشمل "طاقمك" الأشخاص الذين يقومون بتحميل المعدات ، بالإضافة إلى مسؤولي الأمن وعمال الامتياز والسقاة وحاضري الأبواب وموظفي التذاكر. ادفع لطاقم الحفل الخاص بك بالساعة - يمكنك أن تدفع في أي مكان من الحد الأدنى للأجور إلى حوالي 100 دولار في الساعة ، اعتمادًا على مدى خبرة موظفيك.
- على سبيل المثال ، قد تدفع لموظفي التذاكر 10 دولارات للساعة ، بينما قد يحصل العمال الذين يقومون بتحميل وتفريغ المرحلة على 50 دولارًا في الساعة.
- قدّر المبلغ الذي يمكنك دفعه لموظفيك - اعتمادًا على ميزانيتك ، فقد لا تتمكن من توظيف العمال الأكثر خبرة لكل وظيفة.
- حاول تحقيق التوازن بين عدد الأشخاص الذين توظفهم والمبلغ الذي تدفعه لهم. على سبيل المثال ، لا تريد أن تدفع أقل من اللازم لأي شخص ، ولكنك أيضًا لا تريد توظيف شخص غير موثوق به في محاولة لتوفير المال.
- قد تتمكن من تعيين موظفين متطوعين إذا كنت تستضيف حفلًا خيريًا.
السؤال 2 من 7: كيف تحجز فنانًا؟
الخطوة 1. تحدث إلى وكيل الحجز الخاص بالفنان
قم بزيارة الموقع الرسمي للفنان وانقر فوق علامة التبويب "الاتصال" أو "اتصل بنا". سيقدم معظم الفنانين معلومات وكيل الحجز الخاص بهم في هذه الصفحة. باستخدام هذه المعلومات ، تواصل مع وكيل الحجز وأخبره بحفلتك الموسيقية القادمة.
قد لا يكون لدى النطاقات الأصغر والأقل شهرة وكيل حجز. في هذه الحالة ، حاول الاتصال بهم مباشرة
الخطوة 2. اطلب عرض أسعار
قم بتشغيل بطاقاتك بعناية عند بدء التفاوض مع وكيل الحجز. إذا كنت صريحًا بشأن ميزانيتك ، فقد يفاجئك الوكيل لعدم تقديمك ما يكفي ، أو يحاول رفع سعر الفنان أكثر. يساعدك طلب عرض أسعار في معرفة ما تعمل معه ، ويمنعك من خسارة الأموال في هذه العملية.
الخطوة 3. قم بإنشاء عقد واطلب من الفنان التوقيع عليه
العقد يجعل الحفلة الموسيقية أكثر إلزامًا من الناحية القانونية ، لذلك لا يمكن للفنان التراجع عن نزوة. حدد موعد إقامة الحفلة الموسيقية ، وما تدفعه للفنان ، وماذا يحدث إذا انسحب الفنان من الحفلة الموسيقية ، وماذا يحدث إذا تم إلغاء الحدث.
على سبيل المثال ، قد ينص العقد على استرداد كل أموالك إذا ألغى الفنان ، بينما سيستمر الفنان في الدفع إذا تم إلغاء الحدث بسبب سوء الأحوال الجوية
الخطوة 4. أرسل سلفة إلى وكيل الحجز والمدير والفنان
يتطرق "التقدم" إلى التفاصيل الدقيقة حول الحفلة الموسيقية ، مثل التحميل وتحديد الأوقات. أرفق الاتجاهات بالمكان ، بالإضافة إلى أي معلومات حول المكان الذي يقيمون فيه ، ومتى سيأكلون ، وما يجب عليهم فعله في يوم الحفلة الموسيقية.
السؤال 3 من 7: كيف تحجز مكان الحفل؟
الخطوة 1. اختر المكان الذي يلبي احتياجات الحفلة الموسيقية الخاصة بك
سيعتمد مكانك حقًا على نطاق الحفلة الموسيقية الخاصة بك. هل تحجز مجموعة ضخمة متصدرة أم تستضيف فرقة مستقلة أصغر؟ اختر مكانًا يتناسب جيدًا مع فرقتك الموسيقية ، ويتناسب أيضًا مع ميزانيتك. أثناء تواجدك فيه ، فكر في موقف السيارات المتاح ، وكيف ستكون حركة المرور في ليلة الحفلة الموسيقية.
- حاول حجز الفرق الموسيقية المحلية الصغيرة قبل 3-4 أشهر على الأقل من الحفل. إذا كنت تعمل مع فرقة موسيقية أكبر حجمًا ، فاحجز الفنان قبل 8-12 شهرًا على الأقل.
- يمكنك حجز فرقة مستقلة للعزف في حانة محلية ، أو دعوة فرقة زفاف للعزف في مطعم.
- يمكنك استضافة الحفلة الموسيقية في فندق مركزي أو مركز أعمال أو مركز مؤتمرات ، أو يمكنك دعوة فرقة أقل شهرة لتقديم عروضها في مركز مجتمعي أو نادي رياضي.
- يمكنك حجز فرقة موسيقية للعزف في ملعب أو حلبة مشهورة.
الخطوة 2. استخدم موقعًا للبحث عن الأماكن
تسهل مواقع مثل Peerspace و EventUp حجز مكان لحفلتك الموسيقية. في Peerspace ، ما عليك سوى كتابة الحدث الذي تخطط له ، جنبًا إلى جنب مع التاريخ والموقع. في EventUp ، ما عليك سوى كتابة موقع الحدث للحصول على قائمة بالخيارات الممكنة. ثم تصفح خيارات الأماكن المختلفة في منطقتك!
تحقق جيدًا من جدول المكان قبل حجز الحدث الخاص بك. أنت لا تريد أن تتداخل الحفلة الموسيقية الخاصة بك مع الأحداث الأخرى في المكان
السؤال 4 من 7: متى يجب أن تقيم الحفل؟
الخطوة 1. اختر تاريخًا يناسب فنانك
تحدث إلى الفرقة وناقش جدول أدائهم القادم. اسأل عن المواعيد المتوفرة لديهم ، ومتى يفضلون أداء الحفلة الموسيقية الخاصة بك.
تأكد من أن التاريخ والوقت يعملان بشكل جيد مع جمهورك المستهدف أيضًا. على سبيل المثال ، إذا كان معظم رواد الحفل سيكونون في المدرسة الثانوية ، فلن ترغب في استضافة الحفلة الموسيقية في الساعة 11 مساءً في ليلة الخميس
الخطوة الثانية. تأكد من أن تاريخ الحفلة لا يتعارض مع الأحداث الأخرى
أجرِ بحثًا سريعًا عبر الإنترنت وشاهد ما يحدث في وقت قريب من الحفلة الموسيقية المقترحة. إذا كان هناك الكثير من الأحداث التي تحدث في ذلك اليوم ، فاختر تاريخًا مختلفًا لحفلتك الموسيقية.
قبل تغيير جدول الحفلة ، تأكد من أن التاريخ الجديد مناسب للفرقة
السؤال 5 من 7: كيف تبيع تذاكر حفل موسيقي؟
الخطوة الأولى. قم بإعداد صفحة على الإنترنت يسهل التنقل فيها
أنشئ زر "شراء تذاكر" بحيث يمكن للزوار النقر عليه في أي وقت ، حتى إذا كانوا يتصفحون الموقع. حاول الاحتفاظ بجميع معلومات الحفلة الموسيقية وحجز التذاكر في صفحة واحدة ، حتى لا يشعر عملاؤك بالارتباك أثناء التسوق. اذكر أسعار التذاكر بوضوح ، بالإضافة إلى أي رسوم إضافية يتعين على صاحب الحفل دفعها. بشكل عام ، حاول فقط جعل عملية شراء التذاكر واضحة وبسيطة وسلسة قدر الإمكان.
- إذا استطعت ، اسمح لعملائك بشراء التذاكر دون مطالبتهم بإنشاء حساب على موقع الويب الخاص بك.
- قم بتدوين التكلفة لكل تذكرة والميزانية الإجمالية. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة عدد التذاكر التي يجب عليك بيعها من أجل تحقيق التعادل.
- سعر التذاكر الخاصة بك في فئات مختلفة. على سبيل المثال ، قد تكون هناك تذاكر منتظمة للدخول القياسي ، وتصاريح الوصول الخاصة ، وتصاريح VIP. بعد ذلك ، يمكنك تقديم خصومات جماعية لتشجيع الأشخاص على شراء تذاكر متعددة في وقت واحد.
الخطوة 2. استخدم موقع ويب لبيع التذاكر تابعًا لجهة خارجية للحصول على بديل بسيط
تقدم مواقع مثل StubHub و Ticketmaster و SeatGeek و Eventbrite تجربة بيع تذاكر سهلة ومباشرة. قم بعمل حساب على الموقع الذي تختاره ، واملأ معلومات الحفلة الموسيقية وأسعار التذاكر هناك.
- يمكنك إدراج تذاكرك على Ticketmaster و SeatGeek و StubHub مجانًا ، لكن كل شركة ستجمع رسومًا من سعر التذكرة.
-
يفرض Eventbrite رسومًا إضافية بناءً على المكان الذي تعيش فيه وحزمة Eventbrite التي طلبتها.
تنظيم الحفلات الخطوة 14
السؤال 6 من 7: كيف تروج لحفلة موسيقية؟
الخطوة 1. شارك حفلتك الموسيقية على وسائل التواصل الاجتماعي
قم بإعداد صفحة حدث على Facebook بحيث يمكن للأشخاص الرد على دعوة الحضور وشراء التذاكر من خلالها. قم بتحديث جميع ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية الخاصة بك للترويج للحفل الموسيقي ، مثل Twitter و Instagram و LinkedIn. يمكنك حتى إنشاء علامة تصنيف لحفلتك الموسيقية ، والتي يمكنك نشرها في جميع وسائل التواصل الاجتماعي.
- قد يكون وسم الحدث الخاص بك هو "SummerSlam" أو "WinterJamSession".
- Snapchat طريقة رائعة لجذب رواد الحفلات الموسيقية الأصغر سنًا. يمكنك حتى إعداد مرشح جغرافي ليوم الحفلة الموسيقية الخاصة بك!
الخطوة 2. عقد شراكة مع العلامات التجارية والشركات والضيوف المميزين
إذا كانت الحفلة الموسيقية كبيرة جدًا ، فاتصل بالأنشطة التجارية والعلامات التجارية المختلفة واعرف ما إذا كانوا يرغبون في رعاية هذا الحدث. يمكنك أيضًا الوصول إلى المؤثرين على وسائل التواصل الاجتماعي والشركاء الصحفيين ومعرفة ما إذا كانوا على استعداد للترويج لحفلتك الموسيقية.
- إذا كنت تستضيف مهرجانًا صيفيًا ، فيمكنك الاتصال بعلامة تجارية للملابس الصيفية للحصول على رعاية محتملة.
- إذا كنت ترغب في جذب جمهور صغير إلى حفلتك الموسيقية ، يمكنك أن تطلب من أحد المؤثرين على وسائل التواصل الاجتماعي أن يذكر الحدث لمتابعيه.
- تحقق مع الشركات المحلية أيضًا. قد يكونون على استعداد للمساعدة في هذا الحدث الخاص بك والترويج لأنفسهم.
- ابحث عن الرعاة الذين يتوافقون مع الأهداف والتركيبة السكانية لحفلتك الموسيقية. على سبيل المثال ، قد يرعى مطعم محلي حفلة موسيقية مفيدة للجوع في العالم.
السؤال 7 من 7: كيف تقوم بإعداد حفلة موسيقية؟
الخطوة 1. حدد أوقات التحميل لفناني الأداء
قبل بدء الحفلة الموسيقية فعليًا ، ستحتاج الفرق الموسيقية إلى الكثير من الوقت لتجهيز أجهزتها. قم بتعيين نافذة زمنية محددة في تاريخ الحفلة لفناني الأداء لتحميل ونقل جميع معداتهم إلى المسرح ، بحيث يكون كل شيء جاهزًا للانطلاق قبل بدء الحفلة الموسيقية.
- قد يقوم مكانك بجدولة أوقات التحميل للفرقة.
- إذا كان لديك 3 فرق موسيقية تؤدي في الحفلة الموسيقية 8 مساءً ، فيمكنك السماح للفرقة الرئيسية بتحميل معداتها بين الساعة 1 و 3 مساءً ، وتحميل الفرقة الداعمة بين 3:15 و 4:45 مساءً ، وحمل الفرقة الافتتاحية بين 5 و 6 مساء.
الخطوة 2. قم بإجراء فحص صوتي
أثناء فحص الصوت ، سيقوم مهندس الصوت باختبار وتعديل نظام PA الخاص بالمكان حتى يتمكن رواد الحفل من سماع الموسيقى بسهولة. إذا لم يكن لدى الفرقة الكثير من المعدات لفحصها ، فقد يستمر فحص الصوت من 15 إلى 30 دقيقة فقط. إذا كان لدى السوار عددًا كبيرًا من الأدوات والمعدات لفحصها ، فقد يستغرق فحص الصوت ما يصل إلى ساعتين.
الخطوة 3. اختبر أي أضواء وصور أخرى
قد تحتوي بعض الفرق الموسيقية على أضواء خاصة أو ألعاب نارية أو تأثيرات بصرية أخرى لتتماشى مع أدائها. إذا كان الأمر كذلك ، خذ بعض الوقت لاختبار كل هذه العناصر والتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح.
