كل شخص لديه وثائق مهمة ، من شهادة الميلاد إلى المعلومات المصرفية ، يريدون الحفاظ عليها آمنة ومأمونة. على الرغم من أننا لا نريد أبدًا التفكير في حدوث أشياء سيئة ، فإن هذه المستندات كلها ضرورية إذا كان هناك أي نوع من حالات الطوارئ أو الكوارث. لحسن الحظ ، من السهل تخزينها وحمايتها. مع بعض أدوات التخطيط والتنظيم والرقمنة والتخزين ، يمكنك الاحتفاظ بجميع مستنداتك المهمة في مكان آمن.
خطوات
الطريقة 1 من 2: حماية المستندات الخاصة بك
الخطوة الأولى. احصل على صندوق نقال ومقاوم للحريق للوثائق الحيوية
أفضل طريقة لحماية مستنداتك المهمة هي استخدام صندوق تأمين منزلي. هذا ما توصي به FEMA للتخزين. احصل على صندوق مقاوم للحريق وقابل للقفل حتى تكون مستنداتك آمنة في حالات الطوارئ. تأكد أيضًا من سهولة حمل الصندوق حتى تتمكن من أخذ مستنداتك معك إذا كان عليك المغادرة.
- عادة ما تحمل مخازن الأجهزة أو اللوازم المكتبية حقائب حمل المستندات. يمكنك أيضًا العثور عليها عبر الإنترنت.
- قد تأتي صناديق التأمين مع مفتاح أو قفل مجموعة. بغض النظر عن اختيارك ، تأكد من الاحتفاظ بالمفتاح أو المجموعة في مكان آمن يمكنك الوصول إليه. أخبر عائلتك بمكان العثور عليها أيضًا.
- يعتقد بعض الأشخاص أن وضع مستنداتهم في خزنة هو أفضل خطة ، لكنك لن تتمكن من حمل خزنة كبيرة أو ثقيلة. هذا يعني أنك قد تفقد مستنداتك إذا اضطررت إلى مغادرة منزلك. صندوق القفل المحمول هو خيار أفضل بكثير.
الخطوة الثانية: ضع جميع المستندات في أكياس بلاستيكية قبل قفل الصندوق
بينما تكون صناديق التأمين مقاومة للماء عادة ، يمكن أن تحدث التسريبات ، خاصة إذا كان هناك فيضان. نظرًا لأن الماء يمكن أن يفسد المستندات المهمة ، فمن الأفضل إضافة طبقة ثانية من الحماية. ضع جميع المستندات في أكياس بلاستيكية قابلة للغلق قبل وضعها داخل الصندوق.
قد ترغب أيضًا في ترك الصندوق في مكان مرتفع ، مثل الرفوف أو في الطابق الثاني ، كإجراء وقائي إضافي ضد التلف الناتج عن الفيضان
الخطوة الثالثة. اترك صندوق القفل في مكان يسهل الوصول إليه ويمكنك الوصول إليه بسرعة
قد لا ترغب أبدًا في التفكير في مغادرة منزلك بسرعة. ومع ذلك ، إذا كان هناك أي نوع من حالات الطوارئ مثل الكوارث الطبيعية ، فلا يمكنك إضاعة الوقت في البحث عن مستنداتك. اترك صندوق الأمانات الخاص بك في مكان يمكنك الوصول إليه بسهولة حتى تتمكن من الإمساك به بسرعة. سيوفر لك هذا وقتًا ثمينًا في حالة الطوارئ.
- يجب عليك إخفاء الصندوق قليلاً ، فقط في حالة دخول لص إلى منزلك. يجب أن يكون وضعها في الجزء الخلفي من خزانتك كافيًا ، طالما أنك تعرف مكانها ويمكنك الحصول عليها على عجل.
- أخبر أفراد أسرتك الآخرين عن مكان الصندوق أيضًا ، في حال اضطروا إلى المغادرة بسرعة عندما لا تكون هناك.
الخطوة 4. ضع علامة على المربع بحيث يسهل التعرف عليه
إذا كنت في عجلة من أمرك أو احتاج شخص آخر إلى الإمساك بالصندوق ، فتأكد من سهولة التعرف عليه. ضع ملصقًا عليه يقول شيئًا مثل "المستندات المهمة". بهذه الطريقة ، يمكنك العثور على الصندوق والاستيلاء عليه بسرعة في حالة الطوارئ.
الخطوة 5. قم بعمل نسخة احتياطية لجميع مستنداتك المهمة بنسخ رقمية
من الممكن دائمًا أن تتعرض المستندات المادية للتلف أو الضياع ، لذا فإن النسخ الاحتياطي الرقمي مهم جدًا. استخدم ماسحًا ضوئيًا وقم برقمنة جميع المستندات التي تخزنها في صندوق الأمانات. بهذه الطريقة ، سيكون لديك نسخ احتياطية في حالة تلف أو فقد أي منها.
- هناك أيضًا تطبيقات للهواتف الذكية تتيح لك التقاط الصور وتخزينها كملفات PDF. هذه طريقة سريعة وسهلة لعمل نسخة احتياطية من مستنداتك.
- يمكن أن تكون رقمنة المستندات الأقل أهمية طريقة رائعة لتقليل الفوضى في منزلك أيضًا. إذا كنت تشعر بالإرهاق من كثرة الأعمال الورقية ، فقد يساعدك ذلك في التنظيم.
الخطوة 6. قم بتخزين نسخك الرقمية في موقعين آمنين على الأقل
تعتبر النسخ الاحتياطية الرقمية بداية جيدة ، ولكنك تحتاج أيضًا إلى التأكد من حمايتها. بشكل عام ، احتفظ بملفاتك الرقمية في موقعين على الأقل حتى تقل احتمالية فقدها. يمكنك تحميل الملفات على محرك أقراص محمول قابل للإزالة وترك هذا المحرك في صندوق القفل الخاص بك ، وكذلك تحميل الملفات إلى حساب تخزين سحابي آمن. بهذه الطريقة ، لديك طرق متعددة للوصول إلى مستنداتك في حالات الطوارئ.
- تأكد من حماية أي مجلدات تقوم بتخزين المستندات المهمة فيها بكلمة مرور. اضبط ملفات السحابة على الخصوصية ، وضع كلمة مرور على المجلدات الموجودة على جهاز الكمبيوتر أو محرك الأقراص المحمول.
- يمكنك أيضًا تخزين محرك الأقراص المحمول أو محرك الأقراص الثابتة في صندوق أمان آخر في البنك الذي تتعامل معه. بهذه الطريقة ، لديك نسخ رقمية في موقعين فعليين.
الطريقة 2 من 2: تخزين المستندات الصحيحة
الخطوة الأولى. ضع جميع مستندات التعريف الشخصية الخاصة بك في صندوق الأمانات المحمول
في حالة وقوع كارثة ، يجب أن تكون قادرًا على إثبات هويتك وعلاقاتك العائلية. قم بتخزين النسخ الأصلية لأي شيء تحتاجه لتحديد هويتك وعائلتك في صندوق الأمانات.
- تشمل وثائق الهوية الشخصية جواز سفرك وشهادة الميلاد وبطاقة الضمان الاجتماعي والبطاقة الخضراء أو سجلات الهجرة. يجب عليك أيضًا ترك نسخة من رخصة القيادة أو الهوية الصادرة من الدولة.
- إذا كنت قد خدمت في الجيش في أي وقت ، فقم بتضمين معرف الخدمة والسجلات أيضًا.
- بالنسبة للعلاقات الأسرية ، قم بتضمين سجلات الزواج أو الطلاق ، وشهادات ميلاد الأطفال ، وأوراق التبني أو حضانة الأطفال ، وسجلات أو علامات ملكية الحيوانات الأليفة.
الخطوة 2. قم بتخزين سجلاتك المالية لإثبات ملكيتك
تعد السجلات المالية وسجلات الملكية مهمة للسداد والتأمين بعد أي نوع من الكوارث ، لذلك قم دائمًا بتضمينها في صندوق الأمانات الخاص بك أيضًا. ضع سجلات ورقية لكل شيء تملكه وجميع أصولك حتى تتمكن من استعادتها في حالة وقوع حادث واضطررت إلى المغادرة.
- تتضمن سجلات الملكية المهمة سند ملكية منزلك ، وتقييم قيمة الممتلكات ، وملكية سيارتك ووثائق التسجيل الأخرى ، وإرادتك ، ومعلومات البنك وحساب التقاعد. قم أيضًا بتضمين نسخ من أي خطط تأمين لديك.
- بشكل عام ، يجب أن تكون سجلات الالتزامات المالية الحالية أو المستمرة في المربع أيضًا. تتضمن الأمثلة مستندات الرهن العقاري ، ومعلومات القرض ، والنفقة ، وإعالة الطفل ، وسجلات الدفع التلقائي للكابلات ، وصالات الألعاب الرياضية ، والمرافق ، أو الاشتراكات ، وأحدث الإقرارات الضريبية.
- إذا قمت بتأجير منزلك بدلاً من امتلاكه ، فقم بتضمين عقد الإيجار أو عقد الإيجار.
الخطوة الثالثة. ضمّن سجلاتك الطبية حتى لا تفقدها
ستحتاج أيضًا إلى سجلاتك الصحية والطبية في حالة الطوارئ. تأكد من أن لديك سجلات التطعيم واللقاحات ، وقوائم الأدوية التي تتناولها ، وقائمة الحساسية أو الظروف الصحية ، ومعلومات التأمين الصحي ، واستمارات التوكيل الطبي ، ومعلومات الاتصال لأطبائك وطبيب الأسنان حتى تتمكن من الوصول إليهم إذا كنت يجب أن.
- تذكر تضمين كل هذه المعلومات لأفراد أسرتك أو عائلتك أيضًا.
- إذا كانت لديك أي إعاقات ، فتأكد من إضافة السجلات التي تثبت ذلك بالإضافة إلى أي أعمال ورقية تتعلق بمزاياك أو تعويضاتك.
- إذا كان لديك حيوان أليف ، فقم بتضمين السجلات البيطرية أيضًا.
الخطوة 4. التقط صوراً لأي أشياء ثمينة أو ممتلكات للتغطية التأمينية
لا يمكن وضع كل شيء تملكه في صندوق الأمانات الخاص بك ، لذا فإن الاحتفاظ بصور العناصر الثمينة يمكن أن يساعدك في حالة تلف أي شيء وتحتاج إلى تقديم مطالبات التأمين. التقط صورًا لأي شيء ذي قيمة يمكن أن يتضرر في حادث. قم بتخزين نسخ مادية للصور في الصندوق ، وقم أيضًا بتحميل النسخ الرقمية على محرك أقراص فلاش أو ملف تخزين سحابي.
تتضمن بعض العناصر التي قد تحتاج إلى تغطية لها منزلك أو سيارتك أو عملك الفني أو العناصر القابلة للتحصيل أو الأجهزة الإلكترونية باهظة الثمن
الخطوة 5. اترك بعض النقود في صندوق القفل تحسباً لذلك
إذا كان هناك انقطاع للتيار الكهربائي أو اضطررت إلى مغادرة منزلك ، فقد لا تتمكن من الوصول إلى حسابك المصرفي. اترك صندوقًا نقديًا للطوارئ بفواتير صغيرة ، لا تزيد عن 20 دولارًا ، فقط في حالة احتياجك للمال أثناء حالة الطوارئ.
في حين أن الحصول على أموال طارئة أمر مهم ، لا تترك كل مدخراتك هناك. يتم تأمين الأموال المودعة في الحساب المصرفي من قبل مؤسسة التأمين الفيدرالية (FDIC) بينما لا يتم تأمين الأموال الموجودة في صندوق الأمانات الخاص بك. من الأفضل ترك معظم مدخراتك في البنك وتخزين ما قد تحتاجه نقدًا فقط
الخطوة 6. استخدم خزانة ملفات قابلة للقفل للأعمال الورقية الأقل أهمية
يوجد لدى أي منزل الكثير من الأعمال الورقية الأخرى التي ليست مهمة ولا تحتاج إلى أن تكون في صندوق الأمانات الخاص بك. أفضل طريقة لتخزين هذه المستندات هي باستخدام خزانة ملفات معدنية قابلة للقفل. هذا يحافظ عليها محمية ومنظمة ، ولا داعي للقلق بشأن محاولة حملها معك إذا كنت بحاجة إلى مغادرة منزلك.
- تتضمن بعض الأعمال الورقية المهمة ولكن غير الهامة البيانات المصرفية الحديثة ، والإقرارات الضريبية التي مضى عليها أكثر من عام ، وأوراق المدرسة أو العمل ، وفواتير الخدمات ، وبيانات بطاقة الائتمان ، والإيصالات المهمة.
- بشكل عام ، إذا كانت الفواتير أو الكشوفات مر عليها أكثر من عام ، فيمكنك تمزيقها. يمكنك أيضًا رقمنتها إذا كنت تريد الاحتفاظ بالسجلات دون أي فوضى.
نصائح
- إذا كنت تفضل تخزين مستنداتك خارج منزلك ، فيمكنك أيضًا استئجار صندوق أمانات في البنك الذي تتعامل معه. اسأل الصراف عن خياراتك.
- للاستعداد لحالة الطوارئ ، من الجيد أيضًا تخزين الطعام والماء والأدوية والمصابيح اليدوية وجهاز راديو محمول ومجموعة إسعافات أولية.
تحذيرات
- إذا كانت هناك حالة طوارئ واضطررت إلى مغادرة منزلك على الفور ، فامنح الأولوية لسلامة الجميع أولاً. يمكن أن تنتظر مستنداتك حتى يخرج الجميع.
- لا تعرض حياتك أو سلامتك للخطر للحفاظ على مستنداتك.
