قليلة هي الأشياء الأكثر أهمية لمكتب يعمل بسلاسة أكثر من نظام حفظ الملفات الذي يعمل. سواء كنت الشخص الوحيد الذي يصل إلى الملفات أو تشاركها مع فريق عمل ، يجب تنظيم نظام الملفات الذي تختاره حتى يتمكن الجميع من العثور على ما يبحثون عنه. إذا كان من الصعب استخدام نظام الملفات ، فستتمسك بالأوراق خوفًا من فقدها في الملفات ، وستتوفر قريبًا أكوامًا من الأوراق تغطي مكتبك.
خطوات
الخطوة 1. حدد نظام الملفات
مهما كان الأمر ، يجب أن يكون منطقيًا ، حتى تعرف بالضبط مكان كل قطعة من الورق. خياراتك هي:
- مرتب حسب الحروف الأبجدية. هذا النظام هو الأفضل عندما تكون معظم ملفاتك أسماء عملاء أو مرضى أو عملاء.
- الموضوع أو الفئة: يتم تنظيم معظم أنظمة الملفات حسب الموضوع أو الفئة ، والتي تعمل بشكل جيد عند إعدادها بشكل صحيح ، ولكنها قد تكون أيضًا الأكثر إرباكًا عندما لا تكون كذلك.
- عددي / كرونولوجي. يكون هذا أفضل عندما تتكون ملفاتك بشكل أساسي من مواد مرقمة أو مؤرخة ، مثل أوامر الشراء أو الإيصالات.
الخطوة الثانية. املأ أدراج الملفات بالمجلدات المعلقة
لن تتم إزالة المجلدات المعلقة أبدًا ، حيث تعمل كحاملات مكان لأظرف مانيلا التي ستزيلها من الدرج.
الخطوة 3. فرز أوراقك إلى أكوام حسب الفئة
إذا زاد طول الكومة عن بوصة أو اثنتين ، قسّمها إلى فئات فرعية. إذا كانت الكومة رفيعة جدًا ، فجمعها مع كومة أخرى وأعد تسميتها. يجب أن تسهل أسماء الأكوام تحديد الكومة التي تدخل فيها كل قطعة من الورق.
الخطوة 4. ضع كل كومة في مجلد مانيلا وقم بتسميتها بوضوح
من الأفضل استخدام المجلدات التي تحتوي على علامات تبويب في المنتصف بدلاً من متداخلة لأنها تجعل الملفات تبدو أكثر إتقانًا.
الخطوة 5. ضع مجلدات مانيلا في المجلدات المعلقة
بالنسبة لمعظم الملفات ، ستعمل المجلدات المعلقة العادية ، ولكن بالنسبة للملفات أو الملفات السميكة ، كان عليك تقسيمها إلى فئات فرعية ، استخدم مجلدات الصندوق السفلية. يمكنك طلب المجلدات كيفما تشاء ، لكن معظم الناس يستخدمون نظامًا أبجديًا في هذه المرحلة.
الخطوة 6. قم بتسمية المجلدات المعلقة بنفس أسماء مجلدات manila
ضع كل الألسنة البلاستيكية على يسار المجلد إلا إذا كنت تستخدم خزانة ملفات جانبية. بالنسبة للملفات الجانبية ، التي تعمل من اليسار إلى اليمين عند فتح الدرج بدلاً من الأمام للخلف ، ضع الألسنة على الجانب الأيمن.
الخطوة 7. ضع مخزونًا من المجلدات المعلقة والمانيلا بالقرب من الملفات بحيث يمكنك بسهولة إضافة مجلد إذا وجدت نفسك بقطعة ورق لا تنتمي إلى مجلد موجود
تجنب المجلدات السميكة جدًا أو الرفيعة جدًا. قد ترغب أيضًا في إعادة تسمية المجلدات وإعادة توزيع الأوراق إذا قررت أنك بحاجة إلى إعادة التصنيف.
الخطوة 8. في نهاية العام ، قم بإزالة جميع المجلدات ، وقم بتسمية مجلدات مانيلا الجديدة بنفس أسماء الفئات وضعها في الملفات
انتقل إلى المجلدات القديمة لمعرفة ما إذا كان يلزم نقل أي شيء إلى الملفات الحالية ، وضع الباقي في الأرشيف الخاص بك.
نصائح
قد تميل إلى ترميز ملفاتك بالألوان أو استخدام الكمبيوتر لطباعة ملصقات الملفات أو جعل ملفاتك أكثر جاذبية. ومع ذلك ، عندما يتعين عليك إجراء تغيير ، مثل إضافة مجلد واحد ، فلن تكون سعيدًا إذا وجدت أنك خارج مجلدات الألوان الصحيحة أو اضطررت إلى كتابة تسمية ملف يدويًا. من الأفضل إبقاء الأمور بسيطة
تحذيرات
- لا تقم أبدًا بإنشاء كومة متنوعة لما لا يمكنك تصنيفها ، لأن كل شيء سينتهي به الحال هناك.
- بمجرد إنشاء نظام حفظ الملفات ، يجب أن تواكب عملية التسجيل. خصص وقتًا كل يوم لأخذ الأوراق من مكتبك وحفظها. قاوم إغراء وضع سلة ملفات عميقة أعلى ملفاتك ، لأنك ستملأها فقط ، وستصبح ملفًا آخر.
