يُعد حفظ الملفات الأبجدي طريقة أساسية لتنظيم المستندات التي تتيح لك تخزين ملفاتك الشخصية والتجارية والوصول إليها وإدارتها بسرعة
من خلال تطبيق حفظ الملفات الأبجدي في حياتك ، ستضمن حماية جميع المستندات وإتاحتها بسهولة. هناك العديد من القواعد حول كيفية تقديم الملفات أبجديًا باللغة الإنجليزية للحفاظ على نظام حفظ معقول. لحسن الحظ ، من السهل البدء في المستندات الجديدة ولا يزال التغيير صعبًا إذا كنت بحاجة إلى إعادة التنظيم!
خطوات
جزء 1 من 2: التسجيل أبجديًا
الخطوة 1. حدد النظام الأبجدي الذي ستستخدمه
حتى شيء ما يبدو واضحًا مثل التسجيل الأبجدي يوفر العديد من الخيارات للاختيار من بينها. من المهم أن تختار نظامًا واحدًا وتستخدمه باستمرار.
- يعتبر الإيداع حرفًا بحرف كل حرف في كل كلمة بترتيب الظهور ، متجاهلاً أي مسافات بين الكلمات.
- ترتيب العناصر كلمة بكلمة بناءً على الحرف الأول من كل كلمة على التوالي.
- يأخذ الإيداع وحدة تلو الأخرى في الاعتبار كل كلمة ، واختصار ، وترتيب العناصر الأولية وفقًا لهذه العناصر. يوصى عمومًا باستخدام نظام وحدة على حدة.
الخطوة 2. تجميع العناصر
بمجرد حصولك على جميع العناصر التي تريد حفظها في ملف ، حدد كيف تريد تجميع الملفات. يمكنك اختيار تنسيق القاموس ، حيث يتم وضع جميع الملفات بترتيب أبجدي واحد ، بغض النظر عن نوع الملف أو العناصر التي يحتوي عليها. يمكنك أيضًا استخدام تنسيق الموسوعة ، حيث يتم تجميع العناصر حسب النوع أو الموضوع ، ثم يتم ترتيب كل مجموعة أبجديًا.
إذا كان لديك العديد من الأنواع المختلفة من العناصر لتقديمها (وصفات ، وإيصالات ضريبية ، ورسائل ، وما إلى ذلك) ، فقد يكون من المفيد استخدام تنسيق الموسوعة. قم بتجميع العناصر حسب النوع أولاً ، ثم قم بترتيب العناصر أبجديًا في كل مجموعة. احتفظ بالمجموعات منفصلة باستخدام الفواصل أو الترميز اللوني
الخطوة 3. قم بفهرسة ملفاتك
الفهرسة هي طريقة وضع كل قسم من العنوان في الوحدة الصحيحة. لفهرسة العناصر قبل حفظها ، يجب تقسيم عناصر اسم كل عنصر وإنشاء اسم أبجدي جديد ، والذي قد يختلف عن الاسم القياسي. على سبيل المثال:
- لنفترض أن لديك العناصر التالية لفهرستها وحفظها: مقال عن آاردفاركس بعنوان "التغذية الليلية لخنازير الخنازير" ، سيرة ذاتية لخبيرة الخنازير المشهورة جين أ. دو ، وكتيب ترويجي لمعرض حديقة حيوان ديترويت.
- ستتم فهرسة السيرة الذاتية لجين أ.
- يمكن فهرسة مقالة "التغذية الليلية لخنازير البحر" كما هي ، إذا اخترت تجميع على غرار القاموس. يمكن تقديمه تحت الحرف "N" (لـ "Nocturnal") ، باستخدام هذه المجموعة.
- بدلاً من ذلك ، يمكنك فهرسة "التغذية الليلية لخنازير خنزير البحر" على أنها "خنازير خنزير ، تغذية ليلية لـ." سيكون هذا منطقيًا إذا كنت تستخدم تجميعًا على غرار الموسوعة ، وليس فقط حفظ العناصر المتعلقة بخنازير الخنازير. ثم يتم إيداع البند تحت "أ".
- يمكن فهرسة الكتيب الترويجي باسم "Aardvarks ، المعارض (حديقة حيوان ديترويت)." سيكون هذا منطقيًا إذا كنت تتوقع الحصول على العديد من المواد في معارض aardvark - على سبيل المثال ، قد يكون لديك عنصر آخر ليتم فهرسته على أنه "Aardvarks ، المعارض (توليدو حديقة حيوان)."
- بدلاً من ذلك ، يمكن فهرسة الكتيب الترويجي باسم "حديقة حيوان ديترويت (معرض Aardvark)." قد يكون هذا منطقيًا إذا كنت تتوقع أن يكون لديك العديد من العناصر المتعلقة بحديقة حيوان ديترويت ، أو إذا كنت ترغب في استخدام مجموعة على غرار الموسوعة لتقديم العناصر عن طريق الموقع الجغرافي.
الخطوة 4. ترتيب الملفات أبجديًا وفقًا لاسمها المفهرس
القاعدة العامة لحفظ الملفات أبجديًا هي ترتيب العناصر بالترتيب من A (أولاً) إلى Z (أخيرًا). استخدم معلومات محددة بشكل متزايد للتمييز بين العناصر المنفصلة وترتيبها. على سبيل المثال:
- قد يكون ترتيب الملفات المفهرسة في الخطوة السابقة (حسب النظام الذي تستخدمه): "Doe، Jane A." و "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" و "Nocturnal Feeding of Aardvarks" أو "Aardvarks ، المعروضات (حديقة حيوان ديترويت) ، "Aardvarks ، Night Feeding of" و "Doe، Jane A."
- سيأتي ملف "Wallaby" بعد ملف "Emu". سيأتي ملف لـ "Kangaroo" بينهما ، وسيأتي ملف "Aardvark" قبل ملف "Bear" والآخر لـ "Emu". سيعطيك هذا ترتيب الملفات التالي: "Aardvark" ، "Bear" ، "Emu" ، "Kangaroo" ، "Wallaby".
- إذا أضفت بعد ذلك ملفًا لـ "Anteater" ، فسيأتي بعد أي ملفات لـ "Aardvark". نظرًا لأن كلاهما يبدأ بالحرف "A" ، يجب أن تنظر إلى الحرف الثاني من كل كلمة ("N" و "A" على التوالي) لتحديد الترتيب ، ثم ترتيب الملفات بناءً على ذلك. الترتيب الجديد سيكون: "Aardvark" ، "Anteater" ، "Bear" ، "Emu" ، "Kangaroo" ، "Wallaby".
الخطوة 5. قم بتسمية مجلدات الملفات الخاصة بك
لتسهيل تحديد موقع العناصر ، قم بتسمية كل مجلد ملف بالاسم المفهرس المناسب للعنصر (العناصر) التي يحتوي عليها. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تسهيل إدخال الملفات الجديدة بالترتيب الصحيح.
- ضع العناصر في المجلد المخصص لها.
- قد تجد أنه من المفيد أيضًا تلوين ملفاتك لتحسين قابليتها للاستخدام. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم تجميعًا على غرار الموسوعة ، فامنح كل مجموعة لونًا منفصلاً ، وقم بتسمية كل عنصر / ملف في كل مجموعة باللون الخاص به.
الخطوة 6. قم بتوثيق نظام الفهرسة والإيداع
كن متسقًا مع نظام الفهرسة وحفظ الملفات ، مهما كان. تأكد من أن أي شخص لديه حق الوصول إلى الملفات على علم بالنظام. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ومشاركة مستند يفصل قواعد نظام الملفات الخاصة بك. سيساعد هذا الجميع على استخدام نظام الملفات بكفاءة.
الخطوة 7. تقديم العناصر الجديدة بشكل صحيح
ضع الملفات في الخزانة بناءً على الأسماء المفهرسة والترتيب الأبجدي ، وفقًا للنظام الذي تستخدمه. قم بتحويل الملفات الحالية حسب الحاجة لوضع الملفات الجديدة في المكان الصحيح.
جزء 2 من 2: التعامل مع الحالات الخاصة
الخطوة الأولى: ضع العناصر تحت شروطها الهامة
في بعض الأحيان ، يكون من المنطقي تقديم عناصر بناءً على الكلمات الرئيسية ، بغض النظر عن ترتيب ظهور الكلمات في العنوان أو الاسم. هذا يضمن إمكانية فهرسة الملف وتحديد موقعه باستخدام المصطلح الأكثر منطقية. على سبيل المثال
يمكن فهرسة "First Bank of Chicago" وتقديمه كـ "Chicago ، First Bank of". "شيكاغو" هو المصطلح الرئيسي في هذا الإدخال ، بدلاً من "الأول" أو "البنك" ، خاصةً إذا كان لديك عناصر أخرى بأسماء مماثلة ، مثل "First Bank of Tulsa" أو "Chicago Bank and Trust"
الخطوة 2. ترتيب الأسماء باللقب
توصي معايير الإيداع النموذجية بفهرسة الأفراد بالاسم الأخير أولاً ، نظرًا لأن اللقب يعتبر مصطلحًا مهمًا.
- وبالتالي ، سيتم فهرسة "Jane A. Doe" وتقديمها باسم "Doe، Jane A."
- ضع الألقاب (د. ، سيدة ، رائد ، إلخ) في النهاية. "الدكتور. جين أ. دو "، على سبيل المثال ، سيتم فهرستها وتقديمها باسم" Doe، Jane A.، Dr."
- بشكل عام ، قم بترتيب الأسماء كما يتم تهجئتها ، حرفًا بحرف. على سبيل المثال ، تأتي كلمة "MacDonald" قبل "McDonald". وبالمثل ، تعتبر "D" و "L" و "Le" و "de" وما إلى ذلك جزءًا من الاسم وليس وحدات منفصلة. على سبيل المثال ، اطلب الملفات "Heinlein" و "Le Guin" و "L’Engle" و "Wolfe" بهذا الترتيب (وليس مثل "L’Engle" و "Le Guin" و "Heinlein" و "Wolfe").
- الاستثناء الشائع لهذه القواعد المتعلقة بالأسماء هو عندما يشكل اسم الفرد جزءًا من اسم الشركة أو المؤسسة. في هذه الحالات ، تعامل مع اسم الفرد كوحدات داخل اسم النشاط التجاري. على سبيل المثال ، سيتم تقديم "Jane A. Doe Pest Control" تحت "J" ، ولن تتم فهرسته على أنه "Doe، Jane A. Pest Control."
الخطوة الثالثة. تجاهل المقالات وحروف العطف وحروف الجر
المقالات (مثل "a" و "an" و "the") ، وحروف العطف (مثل "و" ، "لكن" و "أو") ، وحروف الجر (مثل "من أجل" و "من" و يتم تخطي "in") بشكل عام عند الفهرسة وحفظ الملفات أبجديًا ، نظرًا لأنها لا تعتبر مصطلحات مهمة. هذا هو الحال حتى عندما تشكل بداية اسم العنصر. على سبيل المثال:
- سيتم تقديم "التحقيق في ممارسات التغذية في الاتحاد الأوروبي" تحت "E" من أجل "Emu" (الكلمة المهمة في عنوان هذا العنصر) ، بدلاً من "A" مقابل "."
- سيتم إيداع "Doe and Smith Pest Control" بعد "Doe، Jane A." يبدأ كلا الاسمين المفهرسين بالكلمة "Doe" ، لذا يمكنك الانتقال إلى المصطلح المهم التالي في كل من ("Smith" و "Jane" ، على التوالي) لتحديد ترتيب الملفات. تجاهل كلمة "و" لأنها ليست ذات دلالة.
الخطوة 4. تعامل مع الاختصارات كما لو كانت مكتوبة
عند فهرسة العناصر وحفظها ، قد تواجه اختصارات مثل "Mfg." (لـ "التصنيع") أو "Inc." (لـ "Incorporated). بشكل عام ، يجب عليك فهرسة العناصر وحفظها كما لو تم توضيح هذه الاختصارات ، بدلاً من مجرد سلاسل من الأحرف.
على سبيل المثال ، سيتم رفع دعوى "Jane A. Doe Mining Company" بعد "Jane A. Doe Mfg."
الخطوة 5. ملف الأرقام عادة
أثناء حفظ العناصر أبجديًا ، قد تصادف أرقامًا في عناوينها. بشكل عام ، أرقام الملفات عادة ، وليس كما لو كانت مكتوبة. يتم تقديم الأرقام أيضًا قبل الخطابات.
- على سبيل المثال ، سيتم تقديم "شركة 3M" قبل "100 فكرة تجارية رائعة" (نظرًا لأن الرقم "3" يأتي قبل "100").
- سيتم تقديم "أفكار الأعمال العظيمة" و "قادة الأعمال العظماء" بعد "100 فكرة عمل عظيمة" ، حيث يتم ترتيب الأرقام قبل الأحرف.
- يتم التعامل مع الأرقام التي تم تهجئتها بالفعل على أنها كلمات وليس أرقام. على سبيل المثال ، قم بتقديم عناصر "100 من قادة الأعمال الكبار" و "أفكار تجارية عظيمة" و "مائتا فكرة عمل عظيمة" بهذا الترتيب.
- ومع ذلك ، إذا كان يخدم أغراض حفظ الملفات الخاصة بك ، فيمكنك إجراء استثناء وتقديم الأرقام دائمًا كما لو كانت مكتوبة.
الخطوة 6. تعامل مع أي شخصيات خاصة
يجب مراعاة أي أحرف غير أبجدية أو غير رقمية تواجهها عند فهرسة العناصر وحفظها. ومع ذلك ، فإن ما يجب فعله بهذه الشخصيات يعتمد على نوعها:
- يتم تجاهل علامات الترقيم (مثل الفواصل العليا والنقاط والفواصل) بشكل عام عند فهرسة العناصر وحفظها. على سبيل المثال ، قم بتقديم ملف "أفضل قهوة في واشنطن" و "معرض ولاية واشنطن" بهذا الترتيب.
- يتم التعامل مع علامات التشكيل على أنها الحرف المقابل ، بدون علامة التشكيل. على سبيل المثال ، ملف "Éclair" كـ "Eclair" و "Über" كـ "Uber". الاستثناء من ذلك هو عندما تقوم بالتسجيل وفقًا لأبجدية اللغة التي تستخدم علامات التشكيل ، وفي هذه الحالة يجب عليك اتباع الترتيب الأبجدي العادي لتلك اللغة.
الخطوة 7. استخدم القاعدة العامة "لا شيء قبل شيء" عند الضرورة
بشكل عام ، يتم تجاهل المسافات (بما في ذلك علامات الترقيم والعناصر الأخرى التي تم تخطيها) عند التسجيل أبجديًا. ومع ذلك ، في الحالات التي يكون لديك فيها عناصر تبدأ بنفس الطريقة ، استخدم مسافة أو القاعدة "لا شيء قبل شيء" لتحديد ترتيب التسجيل.
- على سبيل المثال ، ملف "North East Bank" و "North East Manufacturing" و "Northeast Bank" بهذا الترتيب.
- وبالمثل ، فإن "Doe، Jane A." قبل تقديم "Doe، Jane A.، Dr."
الخطوة 8. قم بتمييز الملفات بمعلومات أكثر تفصيلاً ، عند الضرورة
في الحالات النادرة ، لا تكفي المعلومات الأبجدية لتحديد ترتيب الملفات. في هذه الحالات ، يجب عليك استخدام مزيد من المعلومات لفهرسة العناصر وطلبها. ضع علامة على هذه المعلومات الإضافية في الملفات المعنية لمساعدتك على التمييز بينها. على سبيل المثال:
- إذا كانت لديك أغراض لشخصين مختلفين اسمه Jane A. Doe ، فيمكنك طلبها حسب تاريخ الميلاد. وبالتالي فإن ملف "Doe، Jane A. (b. 1853)" سيأتي قبل ملف "Doe، Jane A. (b. 1967).
- يمكنك أيضًا طلب العناصر وفقًا للمنطقة الجغرافية عندما تحتاج إلى التمييز. إذا كانت لديك ملفات لثلاثة بنوك مختلفة في ثلاثة مواقع مختلفة ، وكان كل بنك يسمى "First United Bank and Trust" ، فيمكنك ترتيبها أبجديًا بالترتيب "First United Bank and Trust (جورجيا)" و "First United Bank and Trust (Oklahoma) "و" First United Bank and Trust (ساوث داكوتا)."
- وبالمثل ، إذا كان لديك عناصر لدببة أو نوعين مختلفين من الدببة ، فيمكنك تمييزها بشكل أكبر بناءً على الأنواع والموقع الجغرافي وما إلى ذلك. على سبيل المثال ، قد يكون لديك ملفات في "Bear ، Brown" و "Bear ، Grizzly" (بهذا الترتيب) ، أو الملفات الموجودة في "الدببة (الأوروبية)" و "الدببة (أمريكا الشمالية)" (بهذا الترتيب).
الخطوة 9. نشر الاستثناءات والقواعد الخاصة
تأكد من أن كل شخص يستخدم ملفاتك على دراية بأي استثناءات للإرشادات القياسية التي تم أخذها في الاعتبار في نظام الملفات الخاص بك. سيساعد هذا في ضمان أن يتمكن الجميع من استخدام نظام الملفات بشكل صحيح وفعال.
