عندما يكون مكتبك في حالة من الفوضى ، يمكن أن يجعل الأمر أكثر صعوبة لرؤية الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها. تتكدس الأجهزة الإلكترونية ، وتتناثر الأوراق في كل مكان ويصبح سطح المكتب بأكمله مليئًا بالعناصر غير المستخدمة التي تعترض طريقك. مع بعض الأدوات الجديدة والقليل من الذكاء التنظيمي ، يمكنك إصلاح تخطيط مكتبك بالكامل بتكوين جديد يعزز الكفاءة ويقضي على الفوضى. يكمن المفتاح في الاستفادة بشكل صحيح من المساحة المتوفرة لديك ، وخلق مساحة جديدة حيث تكون في أمس الحاجة إليها.
خطوات
طريقة 1 من 3: تقليل الفوضى
الخطوة 1. تخلص من القمامة والأشياء غير الضرورية
اشرع في التطهير الكامل لجميع العناصر المزعجة أو الدخيلة أو غير ذات الصلة التي تزدحم مكتبك. يتضمن ذلك المستندات القديمة والبريد غير الهام والصناديق الفارغة واللوازم المكتبية القديمة أو غير المستخدمة ، فضلاً عن الفوضى الأكثر وضوحًا مثل حزم الطعام.
- أثناء تنظيف مكتبك ، تخلص من أكبر عدد ممكن من الأشياء التي يمكنك الاستغناء عنها. كلما تخلصت أكثر ، زادت المساحة المتبقية لديك لإنجاز بعض الأعمال الحقيقية.
- ضع سلة مهملات بجوار مكتبك حتى لا تتراكم القمامة باستمرار.
الخطوة 2. حدد ما الذي يجب أن يظل موجودًا على سطح المكتب وما لا يحتاج إليه
قم بفرز العناصر المتبقية في مجموعات بناءً على أهميتها لعملك وعدد مرات استخدامها. يمكن ترتيب المستلزمات التي تستخدمها يوميًا في منظمات سطح مكتب معقولة أو وضعها في أدراج في متناول اليد ، بينما يجب نقل العناصر غير الأساسية إلى مكان بعيد عن متناول اليد أو التخلص منها تمامًا.
- إذا كنت في حيرة من أمرك بشأن أفضل السبل للمضي قدمًا ، فابدأ بترتيب مواد عملك من 1 إلى 4 من حيث طبيعتها الفورية. يمكن أن تظل العناصر التي تحصل على الترتيب 1 على سطح المكتب ؛ يمكن وضع العناصر ذات الترتيب 2 في الأدراج ؛ يجب وضع أولئك الذين لديهم 3s في منظمات منفصلة ويمكن تخزين من لديهم 4s.
- من أجل زيادة المساحة الإجمالية الخاصة بك ، تحتاج إلى إنشاء نهج أكثر تركيزًا وأضيق الحدود لأنواع الأشياء التي تحتفظ بها من حولك.
الخطوة 3. تصغير الحجم إلى أثاث أكثر انسيابية
قد يكون لديك عناصر على مكتبك تعتبرها ضرورية ولكنها مع ذلك تستهلك أكثر من نصيبها العادل من مساحة العمل. أعد تقييم الأشياء الضخمة أو غير العملية أو ذات الشكل الغريب ومعرفة ما إذا كان من المفيد استبدالها بإصدارات أصغر حجمًا وأكثر فاعلية في المساحة. على سبيل المثال ، قد تتمكن من تعقب مصدر ضوء أكثر إحكاما لتحل محل مصباح مكتبي قديم كبير الحجم.
- سيعطيك هذا عذرًا مفيدًا للقيام ببعض التسوق لنفسك - تميل أنواع المنتجات المكتبية التي يتم بيعها اليوم إلى أن تكون أصغر حجمًا وأكثر أناقة مقارنةً بنظيراتها الأكبر سنًا.
- ابحث عن العناصر التي لها استخدامات متعددة ، مثل عربة الطابعة التي تتضاعف كخزانة ملفات أو لوحة تحمل أقلامًا أيضًا.
الخطوة 4. قلل من المتعلقات الشخصية
في حين أنه قد يكون من الجيد لمعنوياتك الاحتفاظ ببعض الصور لأطفالك أو العديد من المواهب الثقافية الشعبية حول مساحة العمل الخاصة بك ، إلا أن الكثير من هذه الأشياء تبدأ في استهلاك مساحة مكتبية قيمة. يمكن أن تصبح أيضًا مصدر إلهاء بسهولة ، حيث ستميل إلى التوقف والإعجاب بها طوال اليوم.
- اجعل متعلقاتك الشخصية تقتصر على حفنة من الأشياء الصغيرة ، مثل صورة مؤطرة لكلب العائلة أو غارفيلد بوبلهيد.
- اصقل إرشادات التزيين الخاصة بصاحب العمل للحصول على فكرة عن مقدار ما يمكنك الاحتفاظ به.
الخطوة 5. اترك مساحة كبيرة للعمل
يجب أن يكون الجزء الأوسط من مكتبك محجوزًا لجهاز الكمبيوتر الخاص بك أو المستندات المهمة. قسم من مساحة صغيرة إلى جانب واحد من المكتب واستخدمه لإكمال الأعمال الورقية. امنح نفسك مساحة كافية للمرفق حتى لا تشعر بالاختناق أثناء قيامك بمهامك اليومية.
تجنب ترك العناصر الأخرى تنجرف في المساحة التي خصصتها لوظائف وظيفتك الأساسية
الطريقة 2 من 3: الاستفادة المثلى من مساحة التخزين الخاصة بك
الخطوة 1. استخدم الأدراج الخاصة بك
ضع المستلزمات الأساسية والأشياء الأكثر استخدامًا في الأدراج العلوية حتى تكون في متناول اليد. يتضمن هذا أشياء مثل أدوات الكتابة والمغلفات والنماذج المهمة ومجلدات الملفات. احفظ الأدراج السفلية لمستلزمات النسخ الاحتياطي والمواد المرجعية والمستندات التي تحتاج فقط إلى الاطلاع عليها من حين لآخر. خذ وقتًا إضافيًا لترتيب محتويات أدراج مكتبك حتى تعرف بالضبط مكان كل شيء عندما تحتاج إليه.
- قم بتخزين ورق النسخ وإعادة تعبئة خرطوشة الطابعة وأقلام الحبر والدبابيس وغيرها من العناصر التي تميل إلى المرور بها بسرعة لإنشاء ذاكرة تخزين مؤقت جاهزة للإمدادات.
- الأدراج هي مناطق معرضة بشكل خاص لخطر الفوضى. قم بتفقد الأدراج كل أسبوعين وتخلص من أي شيء لا تحتاج إليه والذي يتعارض مع كفاءة تصميم مكتبك.
الخطوة 2. استثمر في منظم درج
كل مساحة الأدراج في العالم لن تفيدك إذا كانت الأدراج نفسها في حالة من الفوضى. توقف ببساطة عن رمي الأشياء في مكتبك واستخدم بدلاً من ذلك منظم درج مقسم يقوم بعمل الفرز والتخزين نيابة عنك. سيثبت المنظمون المخصصون فائدتهم يومًا بعد يوم ، حيث يسمحون لك بفصل المستلزمات الخاصة بك بالطريقة التي تراها مناسبة مع الاحتفاظ بها معًا في مكان واحد.
- قم بتسمية الأجزاء المختلفة لمنظم الدرج الخاص بك بحيث يمكن التعرف على محتوياته على الفور.
- بالنسبة للمكاتب الكبيرة أو الممتلئة بشكل خاص ، حاول العمل مع منظمين متعددين بأحجام وتكوينات مختلفة تساعد على تتبع المستلزمات الخاصة بك.
الخطوة الثالثة. خصص مكانًا للأجهزة الإلكترونية
إذا كان الكمبيوتر المحمول أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي الخاص بك يلعب دورًا أساسيًا في عملك ، فلا تتردد في تركهم بالخارج ، ولكن اعزلهم في زاوية واحدة أو في درج خاص. بهذه الطريقة ، لن ينتهي بهم الأمر منتشرين على سطح المكتب. حاول ألا تعتمد على الكثير من الأجهزة في وقت واحد ، حيث يمكن أن تصبح سريعًا تفاقمًا بدلاً من كونها مساعدة.
- قم بإعداد "محطة شحن" بالقرب من منفذ أو شريط كهربائي حيث يمكن أن تظل أجهزتك متصلة وجاهزة للاستخدام.
- بشكل عام ، من الأفضل استخدام أجهزتك الرقمية فقط عندما تكون ضرورية للغاية. تساهم الإلكترونيات أيضًا في إحداث الكثير من الفوضى الذهنية.
الخطوة 4. احتفظ بالحقائب والحقائب بعيدًا عن الطريق
حقائب الظهر ، والمحافظ ، وحقائب الكمبيوتر المحمول ، وعلب الطعام ، وشركات النقل الأخرى كبيرة الحجم وتشغل مساحة كبيرة ، لذلك ليس من المنطقي أن تغطي مكتبك بها. قم بتخزين هذه الملحقات في مكان آخر ، ويفضل أن يكون ذلك بجانب مكتبك أو تحته حيث يمكن الوصول إليها دون أن تشكل عقبة. حاول أن تحزم أغراضك الأساسية في أقل عدد ممكن من الحقائب في طريقك إلى العمل كل يوم.
- استفد من الخزائن أو غرف الاستراحة لتخزين المتعلقات الشخصية إذا كانت شركتك توفرها.
- عند تخزين ملحقات أكبر على مستوى الأرض ، حاول ألا تعيق مساحة المشي الموجودة.
طريقة 3 من 3: تقديم أدوات وموارد جديدة
الخطوة 1. استثمر في درج ورق
إذا لم تكن تستخدم درج ورق بالفعل ، فإنك تفقد مساحة مكتب مهمة وأداة تنظيم لا تقدر بثمن. تتميز أدراج الورق بطبقات متعددة يمكنك استخدامها لتقسيم المستندات الواردة والصادرة والجارية ، مما يؤدي إلى تبسيط سير عملك بشكل كبير. هذا يعني أنك لن تضطر أبدًا إلى البحث في كومة من الأوراق غير المنتظمة مرة أخرى.
- ضع في اعتبارك تنفيذ درجين منفصلين: أحدهما للعمل الحالي والآخر للملفات التي لا تحتاجها ولكن لم تتم أرشفتها بعد.
- يمكنك أيضًا استخدام درج ورق لفرز رسائل البريد التي لم يتم الرد عليها والتي تتراكم والرد عليها.
الخطوة 2. حفظ المستندات بعيدًا في صناديق
يمكن طلب الأوراق التي لا تحتاجها يوميًا أو تدبيسها أو وضعها في مجلدات مانيلا ووضعها بعيدًا في صناديق تخزين تحمل علامات. يمكنك بعد ذلك العثور على مكان لهذه الصناديق حول مكتبك أو مكتبك ، أو في منشأة تخزين المستندات المحددة لشركتك.
- ستحمي صناديق التخزين المستندات المهمة من التلف والانسكابات والتعرض في غير مكانها أو التخلص منها عن طريق الخطأ.
- تأكد من تسمية جميع الصناديق بشكل صحيح وحفظها بشكل منهجي.
الخطوة 3. احتفظ بأدوات الكتابة في مكان واحد
لمنع فقد الأقلام وأقلام الرصاص وأقلام التحديد في الجزء السفلي من درج القمامة ، قم بتجميعها وجمعها معًا في صينية أو منظم أكواب. خصص مكانًا للمنظم في مكان ما على سطح مكتبك بحيث يكون لديك دائمًا أداة كتابة في متناول يدك.
- تخلص من أي أدوات مكسورة أو جافة أو ليس بها غطاء.
- لا تنس الاحتفاظ ببضع حزم احتياطية من الأقلام وأقلام التحديد في درج سفلي في حالة نفاد الكمية.
الخطوة 4. علق لوحة إعلانات صغيرة في مكان قريب
يمكنك استخدام لوحة إعلانات بسيطة من الفلين لمعالجة الإشعارات ، ولصق تذكيرات Post-It والاحتفاظ بالمستندات العاجلة في مرمى البصر. إذا كان لديك مكتب لنفسك ، فقم بتركيب لوحة الإعلانات على الحائط في مكان ما مرئيًا. إذا كنت تعمل في مساحة مشتركة ، فحاول تركيبها في مقسم مقصورة أو حتى جانب المكتب.
- تتميز لوحات الإعلانات بأنها فعالة للغاية في استخدام المساحة ، لأنها تسمح لك بإزالة الأشياء من مكتبك بالكامل.
- سيؤدي نشر الصور الشخصية أو الزخارف على لوحة الإعلانات إلى توفير مساحة على سطح المكتب لمزيد من العناصر الأساسية.
نصائح
- قم بتنظيف مكتبك وقم بإفراغه وإعادة تنظيمه كل أسبوعين. ليس من المنطقي إنشاء نظام جديد للحفاظ على أغراضك إذا لم تلتزم بها.
- انتبه إلى سير عملك العادي واستمر في تبسيط تخطيط وتكوين مكتبك. التنظيم الفعال هو جهد مستمر.
- تخلص دائمًا من القمامة على الفور. كلما طال انتظارك للتخلص منه ، زادت احتمالية تركه يمر دون رادع.
- إذا كنت تعمل في مساحة مشتركة ، فتحقق مما إذا كان زملائك في العمل على استعداد للتعاون معك في التوصل إلى تدابير تنظيمية موفرة للمساحة وحلول تخزين.
